So erstellst du den perfekten Zeitplan: Tipps, übliche Zeiten & ein exemplarischer Zeitplan
Einen Zeitplan für die Hochzeit zu erstellen ist eine sehr herausfordernde Aufgabe. Mit diesen fünf Tipps möchte ich euch dabei helfen, diese Aufgabe erfolgreich zu meistern. Am Schluss dieses Beitrages findet ihr einen Überblick wie viel Zeit verschiedene Programmpunkt i.d.R. in Anspruch nehmen und einen konkreten Beispiel-Zeitplan für eine Sommer-Hochzeit.
Tipp 1: Frühzeitig mit der Planung beginnen
Den groben Zeitplan könnt ihr bereits relativ zu Beginn eurer Hochzeitsplanung erstellen. Viele Paare warten damit erfahrungsgemäss recht lange, da es ihnen schwerfällt sich festzulegen. Doch anhand verschiedener Kriterien, die ich euch hier vorstellen möchte, könnt ihr die wichtigsten Zeitpunkte bereits frühzeitig bestimmen. Dies wird euch die weitere Planung enorm erleichtern.
Tipp 2: Den Höchststand der Sonne und den Sonnenuntergang anschauen
Der Höchststand der Sonne und der Sonnenuntergang sind wichtige Punkte, um den Zeitplan zu erstellen. Auf Timeanddate.de könnt ihr zum Beispiel den Sonnenstand für euren Hochzeitsort und -datum ganz einfach ermitteln.
Beispiel: Höchststand der Sonne 12:30 Uhr
Wenn ihr eine Trauung im Freien im Sommer plant, so es ist zum Sonnenhöchststand ungeeignet die Zeremonie genau dann anzusetzen. Einerseits ist es dann sehr heiss und unangenehm für euch und eure Gäste und andererseits entstehen unschöne Schatten bei euren Hochzeitsfotografien. Auch eine grüne Wiese reflektiert in dieser Situation unvorteilhaft, was zu grünen Gesichtern auf den Fotos führen kann. Plant eure Zeremonie somit besser gegen 14 oder 15 Uhr ein. So könnt ihr diese auch richtig geniessen.
Beispiel: Sonnenuntergang 21.30 Uhr
Aufgrund vom Sonnenuntergang könnt ihr den besten Zeitpunkt für das Fotoshooting berechnen. Das Fotoshooting solltet ihr spätestens 2 Stunden vor Sonnenuntergang einplanen. Ab 17.30 Uhr wäre somit eine mögliche und gute Zeit. Auch zeitlich geht dies so gut mit dem Abendessen auf, welches i.d.R. gegen 19 Uhr beginnt.
Zeitlich solltet ihr für euer Fotoshooting mindestens 30 Minuten einplanen und maximal 1.5 Stunden. Ich persönlich finde als Hochzeitsfotografin 45 Minuten die optimale Zeitdauer für das Brautpaarshooting an einer Hochzeit. Dies ist ein guter Zeitrahmen, um wunderschöne Hochzeitsfotografien zu kreieren, ohne dass ihr eure Gäste allzu lange allein lasst.
Während der Zeit eures Fotoshootings können sich die Gäste entweder beim Apéro unterhalten, sich für den Abend frisch machen oder ins Hotel einchecken. Selbstverständlich könnt ihr für die Gäste in dieser Zeit auch einen speziellen Programmpunkt wie zum Beispiel eine Bootsfahrt einplanen. Letzteres ist meiner Erfahrung nach aber kein Must.
Tipp 3: Überlegt euch wann ihr aufstehen möchtet
Seid ihr eher Frühaufsteher oder Langschläfer? Für Martin und mich stand an unserem Hochzeitstag fest, dass wir gemütlich mit einem reichhaltigen Frühstück in den Tag starten und damit nicht besonders früh aufstehen wollten. Daher war für uns klar, dass die Trauung am frühen Nachmittag stattfinden sollte. Das passte zum Glück auch perfekt zum Sonnenstand im Sommer.
Ausserdem solltet ihr frühzeitig mit der Person sprechen, welche euer Hair & Make up machen wird. Je nach der Fülle eurer Haare bzw. denn Haarwünschen werden die Vorbereitungen zwischen 2 und 3 Stunden in Anspruch nehmen. Dies gilt es entsprechend im Zeitplan zu berücksichtigen und ist ausschlaggebend für den Start in euren Tag.
Tipp 4: Plant mit Zeitpuffern
Es ist ganz normal, dass es zu zeitlichen Verschiebungen kommen wird, da nicht alle Eventualitäten von vorne herein bekannt sind. So habe ich bereits erlebt, dass der Brautstrauss im Hotelzimmer vergessen ging, die Brautmama wegen einer Umleitung zu spät kam oder bislang unbekannte Programmpunkte von Gästen auftauchten und im Zeitplan kurzfristig berücksichtigt werden mussten. Daher plant den Zeitplan besser grosszügig und rechnet Zeitpuffer ein, um nicht in Stress und Hektik zu geraten. Wenn die Zeitpuffer dann nicht benötigt werden ist dies auch kein Problem, so habt ihr schon mehr Zeit für eure Gäste. Sie werden sich darüber freuen.
Tipp 5: Erstellt einen ersten Zeitplan-Entwurf und besprecht diesen mit einem Profi (z.B. Fotograf, Hochzeitsplaner oder Eventplaner)
Nachdem ihr euren ersten Vorschlag habt, besprecht diesen unbedingt mit einem Profi, um wertvolle Inputs zu erhalten. Gerade auch euer Fotograf ist daran interessiert, möglichst optimale Lichtverhältnisse für eure Fotografien zu schaffen, weshalb er euch in vielerlei Hinsicht beraten kann und über viel Erfahrung verfügt. Wenn die entsprechende Person den Zeitplan für gut befunden hat, so könnt ihr die wichtigsten Zeitpunkte wie der Beginn der Trauung, von Apéro und Abendessen auf euren Einladungskarten festhalten.
Tipp 6: Weniger ist mehr
Für ein Apéro von 2 Stunden benötigt es nicht zwingend ein Programm. Allein die Gratulationen nehmen bei ca. 80 Gästen bereits 1 Stunde ein. So ist es schön, wenn ihr euch anschliessend einfach mit euren Gästen unterhalten, ein paar Häppchen essen und die gemeinsame Zeit in dem schönen Ambiente geniessen könnt. Etwas musikalische Unterhaltung ist schön für die Stimmung und die Gruppenfotos bieten weitere Unterhaltung.
Während des Abendessens finden häufig kleine Programmpunkte statt. Plant hier mit rund 2-4 wirklich guten und unterhaltsamen Programmpunkten. Mehr benötigt es erfahrungsgemäss nicht, da ja auch der Hochzeitstanz und häufig eine Fotobox für weitere Unterhaltung sorgen. Sollten weitere Programmpunkte geplant sein schaut euch unbedingt an, ob diese mit dem Zeitplan vereinbar sind.
Tipp 7: Die Hochzeitstorte vor dem Hochzeitstanz einplanen
Die Hochzeitstorte empfehle ich vor dem Hochzeitstanz einzuplanen. Mit dem Hochzeitstanz beginnt die Party und für die Stimmung ist es besonders gut die Gäste tanzen zu lassen, wenn sie auf der Tanzfläche sind. Wird die Hochzeitstorte nach dem Hochzeitstanz serviert, so bricht die Stimmung eher ein, die Gäste haben nun einen vollen Magen und sind erstmal müde. Dies macht es wesentlich schwieriger die Gäste wieder auf die Tanzfläche zu bringen. Aus diesem Grund sollte die Torte gegen 22:00/22:30 Uhr, serviert werden. So können gerade auch ältere Personen am Tortenanschnitt teil haben und es ist zugleich noch etwas Zeit zur Erholung bis zum Hochzeitstanz.
Tipp 8: Haltet die Transferzeiten möglichst kurz
Entscheidend für den Zeitablauf sind natürlich auch die Transferzeiten. Als Hochzeitsfotografin mit meiner langjährigen Erfahrung rate ich euch dazu diese möglichst kurz zu halten. Durch zu grosse Transferzeiten geht euch wertvolle Zeit mit euren Gästen verloren.
Diese reisen häufig von weit her an und insbesondere wenn ihr viele Gäste habt ist es schwierig, mit allen am Hochzeitstag zu sprechen. Umso wichtiger ist es, möglichst viel Zeit mit euren Liebsten zu haben.
Aus diesem Grund wählt am besten Locations aus, wo das Getting Ready, die Trauung, das Apéro und die Abendveranstaltung möglichst nahe beieinander liegen oder sich allenfalls sogar an einem Ort befinden.
Tipp 9: Bestimmt Personen, welche den Zeitplan im Auge behalten
Damit der Zeitplan auch wie geplant umgesetzt werden kann und ihr euch niemals um diesen kümmern müsst, bestimmt am besten Personen, welche die einzelnen Programmpunkte zeitlich im Blick behalten. So ist es auch ratsam den Zeitplan nicht nur einer Person zu übergeben, sondern die verschiedenen Programmpunkte nach Personen aufzuteilen. Auch eine Hochzeitsplanerin kann diesen Part am Hochzeitstag übernehmen, sodass sich eure Gäste um nichts kümmern brauchen.
Zeitdauer nach Programmpunkten
- Hair & Make up Braut: i.d.R. 2 Stunden (max. 3 Stunden)
- First Look: 20-30 Minuten (optional)
- Freie Zeremonie: 40 Minuten – 1 Stunde
- Apéro: 1.5 – 2.5 Stunden
- Gruppenfotos: ca. 30 Minuten (je nach gewünschter Anzahl Gruppierungen; finden zumeist während es Apéros statt)
- Brautpaarshooting: 30 Minuten – 1.5 Stunden (je nachdem ob ihr einen First Look einplant oder nicht und welcher Bedeutung ihr euren Fotografien am Hochzeitstag beimesst)
- Abendessen mit Hochzeitstorte: 4-5 Stunden (inkl. 4 Gängen und der Berücksichtigung von div. Programmpunkten)
Ein beispielhafter und typischer Zeitplan einer schweizerischen Hochzeit zur Orientierung
10:00 – 12:00
Hair & Make Up Braut (2h)
11:30
Start Fotograf/in
11:30 – 12:00
Detailaufnahmen (30min)
12:00 – 12:30
Getting Ready Braut (1h)
12:30 – 13:00
Getting Ready Bräutigam (1h)
Transferzeit / Puffer
13:30 – 14:00
First Look (30min)
Transferzeit / Puffer
14:30 – 15:30
Trauung (1h)
15:30 – 17:30
Apéro (2h)
17:00 – 17:30
Gruppenaufnahmen (30min)
17:30 – 18:30
Brautpaarshooting (1h)
Transferzeit / Puffer
19:00 – 22:00
Essen & Programm
22:00 – 23:00
Hochzeitstorte & Programm
23:00 – 03:00
Hochzeitstanz & Party
23:30
Ende Hochzeitsfotograf
Fazit
Ich hoffe, ich konnte euch mit diesen 9 Tipps einen guten Einblick in die Erstellung einer Zeitplanung geben. Selbstverständlich ist jeder Hochzeitstag unterschiedlich, gerade auch im Hinblick auf die Wünsche und Vorstellungen der Brautpaare, und die Zeitplanung muss danach optimal ausgerichtet werden. Wenn ihr euch unsicher fühlt, so wendet euch unbedingt an einen Profi.
Ich wünsche euch nun ganz viel Freude bei der weiteren Planung und bin sicher, dass ihr ein ganz wundervolles Hochzeitsfest erleben werdet!
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