So erstellt ihr den perfekten Zeitplan: Tipps, übliche Zeiten & ein exemplarischer Zeitplan
Einen Zeitplan zu erstellen, der in der wirklich Praxis funktioniert, ist gar nicht so leicht.
In diesem Beitrag erfahrt ihr, worauf zu achten ist, um den perfekten Zeitplan zusammenzustellen. Am Schluss dieses Beitrages findet ihr einen beispielhaften Zeitplan, der Aufschluss darüber gibt, mit wie viel Zeit ihr für verschiedene Programmpunkt rechnen könnt.
Frühzeitig mit der Planung beginnen
Den groben Zeitplan könnt ihr bereits relativ zu Beginn eurer Hochzeitsplanung erstellen. Viele Paare warten damit erfahrungsgemäss recht lange, da es ihnen schwerfällt sich festzulegen. Doch anhand verschiedener Kriterien, die ich euch hier vorstellen möchte, könnt ihr die wichtigsten Zeitpunkte bereits frühzeitig bestimmen.
Den Höchststand der Sonne und den Sonnenuntergang anschauen
Der Höchststand der Sonne und der Sonnenuntergang sind wichtige Punkte, um den Zeitplan zu erstellen. Auf Timeanddate.de könnt ihr zum Beispiel den Sonnenstand für euren Hochzeitsort und euer Hochzeitsdatum ganz einfach ermitteln.
Beispiel: Höchststand der Sonne 12:30 Uhr
Wenn ihr zum Beispiel eine Trauung im Freien im Sommer plant, so es ist zum Sonnenhöchststand ungeeignet die Zeremonie genau dann anzusetzen. Denn dies wirkt sich negativ auf eure Hochzeitsfotos aus: Starke Schatten unter den Augen entstehen, die Emotionen werden durch Sonnenbrillen verdeckt, die Wiese reflektiert grün auf das Hochzeitskleid und die Gäste kommen schnell ins Schwitzen. Auch könnten sie zu dieser Zeit schnell hungrig und ungeduldig werden.
Plant eure Zeremonie also besser gegen 15.00 oder 16.00 Uhr ein. So können alle eure Trauung richtig geniessen und einzigartige Fotos sind garantiert!
Beispiel: Sonnenuntergang 21.30 Uhr
Aufgrund vom Sonnenuntergang könnt ihr den besten Zeitpunkt für das Fotoshooting bestimmen. Ideal fürs Paarshooting ist bei Sommerhochzeiten die Zeit vor dem Bankett, das ist häufig gegen 17.30 oder 18.00 Uhr. Denn dann ist das Licht besonders romantisch und schmeichelt den Hauttönen. Ein Fotoshooting zu dieser Zeit lässt sich häufig auch problemlos einplanen: Denn die Gäste sind dann entweder noch beim Apéro gut versorgt oder sie machen sich gerade auf den Weg zur Bankettlocation. Manche Gesellschaften bekommen auch etwas Zeit für einen Spaziergang oder das Frischmachen im Hotelzimmer. Teilweise wartet bei der nächsten Location ein Welcome Drink auf sie, sodass sicher keine Langeweile aufkommt.
Die Dauer vom Paarshooting
Zeitlich könnt ihr (je nach gewünschtem Umfang und euren Möglichkeiten) mit 30 Minuten bis 1.5 Stunden für die Hochzeitsfotos rechnen. Ich persönlich empfinde mit meiner jahrelangen Erfahrung als Hochzeitsfotografin 45 Minuten als die optimale Zeitdauer für das Paarshooting. Dies ist ein guter Zeitrahmen, um wunderschöne Hochzeitsfotografien zu kreieren, ohne dass ihr eure Gäste zu lange alleine lasst.
Überlegt euch wann ihr aufstehen möchtet
Seid ihr eher Frühaufsteher oder Langschläfer? Für meinen Mann und mich stand an unserem Hochzeitstag fest, dass wir gemütlich mit einem reichhaltigen Frühstück in den Tag starten und damit nicht besonders früh aufstehen wollten. Daher war für uns klar, dass die Trauung am frühen Nachmittag stattfinden sollte.
Für die Zeitplanung ist auch wichtig zu klären, wie viel Zeit für Hair & Make up einzurechnen ist. Denn dies kann je nach Haarpracht und den Wünschen an die Hochzeitsfrisur zwischen 2 und 3 Stunden in Anspruch nehmen. Dies ist also ein relevanter Zeitrahmen, den es zu berücksichtigen gilt.
Zeitpuffer einplanen
Es ist nicht untypisch, dass es an Hochzeiten zu Verspätungen kommt. Denn häufig werden zu wenige Zeitpuffer eingeplant. In der Praxis ist einfach nicht alles planbar. Manchmal warten Überraschungen auf euch, etwas wichtiges geht zu Hause vergessen oder auf dem Weg zur Trauung steht ihr plötzlich im Stau.
Mein Tipp: Plant unbedingt grosszügig und rechnet mit Zeitpuffern, um nicht in Stress und Hektik zu geraten. Wenn die Zeitpuffer dann nicht benötigt werden ist es auch kein Problem, denn so habt ihr schon mehr Zeit für eure Gäste. Sie werden sich darüber freuen. Ohnehin entstehen die schönsten Stimmungen dann, wenn ihr den einzelnen Programmpunkten genug Zeit gebt.
Erstellt einen Entwurf und besprecht ihn mit einem Profi
Nachdem ihr euren Entwurf habt, besprecht diesen unbedingt mit den gebuchten Profis. Zum Beispiel Hochzeitsplaner:in, Fotgraf:in und Location. Bittet sie um ihre persönliche Einschätzung. Erst wenn die Personen die wichtigsten Uhrzeiten für realistisch befinden, haltet ihr sie auf euren Einladungskarten oder der Hochzeitswebsite fest. Aus diesem Grund lohnt es sich übrigens auch, euer Hochzeitsteam frühzeitig zu buchen!
Stimmung beim Apéro entstehen lassen
Für ein Apéro von 2 Stunden benötigt es nicht zwingend ein Programm. Allein die Gratulationen nehmen bei ca. 80 Gästen bereits 1 Stunde ein. So ist es schön, wenn ihr euch anschliessend einfach mit euren Gästen unterhalten, ein paar Häppchen essen und die gemeinsame Zeit in dem schönen Ambiente geniessen könnt. Etwas musikalische Unterhaltung ist schön für die Stimmung und die Gruppenfotos bieten weitere Unterhaltung. Ein guter Zeitrahmen an vielen Hochzeiten ist für ein Apéro somit 2-3 Stunden. Eine Stunde ist für ein Apéro nur bei sehr kleinen Gesellschaften angemessen.
Bankett-Planung
Erkundigt euch, was seitens Location für den Zeitplan realistisch ist. Denn abhängend von der Anzahl Gänge und dem geplanten Serviceteam kann es grosse Unterschiede geben. Wichtig zu wissen ist auch, ob ein Amuse-Bouche und Programmpunkte (wie Reden und Darbietungen) geplant sind, um einen realitätsnahen Zeitplan erstellen zu können.
An vielen Hochzeiten ist der Start des Banketts auf 19.00 Uhr geplant. Zwischen den Gängen gibt es 1-3 Reden und/oder Darbietungen. Weitere Highlights des Banketts sind der Anschnitt der Hochzeitstorte und der Hochzeitstanz/die Party mit Band oder DJ. Der Hochzeitstanz ist häufig der Höhepunkt und wird zumeist gegen 22.30/23.00 Uhr eingeplant. Anschliessend wird weiter getanzt, bis zum offiziellen Ende.
Die Hochzeitstorte vor dem Hochzeitstanz einplanen
Die Hochzeitstorte empfehle ich in der Regel vor dem Hochzeitstanz einzuplanen. Denn mit dem Hochzeitstanz beginnt die Party und für die Stimmung ist es besonders gut die Gäste tanzen zu lassen, wenn sie auf der Tanzfläche sind. Wird die Hochzeitstorte nach dem Hochzeitstanz serviert, so bricht die Stimmung eher ein, die Gäste haben nun einen vollen Magen und sind erstmal müde. Dies macht es wesentlich schwieriger die Gäste wieder auf die Tanzfläche zu bringen. Aus diesem Grund findet der Tortenanschnitt häufig gegen 21.30/22.00 Uhr statt.
Haltet die Transferzeiten möglichst kurz
Entscheidend für den Zeitablauf ist die Berücksichtigung möglicher Transferzeiten. Als Hochzeitsfotografin mit meiner langjährigen Erfahrung rate ich euch dazu diese möglichst kurz zu halten. Denn Hochzeiten mit kurzen Distanzen sind besonders angenehm. Hier kann sich die Stimmung richtig entfalten. Durch grosse Transferzeiten lauft ihr Gefahr, dass ihr wertvolle Zeit mit euren Gästen verliert.
Die Koordination vom Zeitplan vor Ort
Damit der Zeitplan wie geplant umgesetzt werden kann und ihr selbst niemals die Zeit im Griff behalten müsst, solltet ihr Personen bestimmen, welche dies für euch tun. Am besten benennt ihr sogar mehrere, die dafür sorgen, dass jeder Programmpunkt pünktlich starten kann. Auch eine Hochzeitsplanerin für die Koordination vom Hochzeitstag zu engagieren ist eine tolle Lösung, sodass sich eure Gäste um nichts kümmern müssen. Ihr könnt dabei eine so genannte Teilplanung in Anspruch nehmen.
Zeitdauer nach Programmpunkten
- Hair & Make up Braut: 2 Stunden bis max. 3 Stunden
- First Look: 20-30 Minuten (optional)
- Ziviltrauung: 30 Minuten
- Religiöse Trauung: 1 Stunde bis 1.5 Stunden
- Freie Trauungen: 40 Minuten – 1 Stunde
- Apéro: i.d.R. 1.5 – 3 Stunden
- Gruppenfotos: 30-45 Minuten (je nach gewünschtem Umfang, finden häufig während dem Apéro statt)
- Brautpaarshooting: 30 Minuten – max. 1.5 Stunden (je nach gewünschtem Umfang und der Anzahl Locations)
- Abendessen bis zum Hochzeitstanz: 4 Stunden
- Party: 1-4 Stunden
Ein beispielhafter und typischer Zeitplan einer schweizerischen Hochzeit zur Orientierung (Sommer-Hochzeit)
10:00 – 12:00
Hair & Make Up Braut (2h)
11:30
Start der fotografischen Begleitung
11:30 – 12:00
Detailaufnahmen (30min.)
12:00 – 12:40
Getting Ready Braut (40 min.)
12:40 – 13:00
Getting Ready Bräutigam (20 min.)
Transferzeit / Puffer
13:30 – 14:00
First Look (30min)
Transferzeit / Puffer
14:30 – 15:30
Trauung (1h)
15:30 – 17:30 (oder bis 18.30)
Gratulationen & Apéro (2h)
17:00 – 17:30
Gruppenaufnahmen (ca. 30min)
17:30 – 18:30
Brautpaarshooting (1h)
Transferzeit / Puffer
19:00 – 22:00
Essen & Programm
22:00
Anschnitt der Hochzeitstorte
ab 22:45 & Party
Hochzeitstanz
23:00
Ende der fotografischen Begleitung
Fazit
Ich hoffe, ich konnte euch mit diesem Beitrag einen guten Einblick in die Erstellung eines Zeitplans geben. Selbstverständlich ist jeder Hochzeitstag unterschiedlich, denn die Wünsche und Vorstellungen der Brautpaare unterscheiden sich stark. Wenn ihr euch bei einem Thema unsicher fühlt, so ist immer meine Empfehlung: Bittet einen Profi um Rat. Er:Sie wird euch stets gerne unterstützen, denn es ist für alle Anwesenden angenehm, wenn der Zeitplan funktioniert. Auch für den:die Fotograf:in ist dies wichtig, um den bestmöglichen Output für euch liefern zu können.
Nun wünsche ich euch nun ganz viel Freude bei der weiteren Planung und es würde mich sehr freuen, wenn wir uns demnächst persönlich kennenlernen würden!
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